Los documentos contables y todo lo que necesitas saber

En contabilidad existen dos tipos de documentos: los contables y no. La diferencia entre ambos puede parecer confusa al principio, pero vamos a aclarar todo en este artículo.

¿Qué son los documentos contables?

Los documentos contables son registros, ya sean físicos o digitales, que reflejan y respaldan todas las operaciones financieras de una empresa. Es decir, actúan como un archivo detallado de las transacciones económicas, tales como ingresos, gastos, inversiones, entre otros movimientos financieros.

Este tipo de documentos son importantes para la contabilidad, ya que permiten calcular los ingresos, egresos y el patrimonio de una empresa. Dentro de los documentos contables, se pueden diferenciar dos grandes grupos: los documentos contables internos y los externos.

Además, es importante para empresas dedicadas al transporte de mercancías entender quiénes están obligados a emitir Carta Porte, un documento fiscal esencial para el traslado de bienes y mercancías en territorio mexicano.

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 A continuación, se explica en qué consiste cada uno con ejemplos para que los identifiques.

Documentos contables internos

Los documentos internos son aquellos que se generan dentro de la empresa para registrar sus operaciones financieras. Son esenciales para la contabilidad interna, ya que proporcionan información directa sobre las actividades económicas. Algunos ejemplos son:

• Factura de venta: Documento que detalla la venta de bienes o servicios a clientes.
• Recibos de cobro: Certifican la recepción de dinero por parte de la empresa.
• Presupuestos: Reflejan los cálculos anticipados de ingresos y gastos futuros.
• Vales: Comprobantes que se utilizan para registrar entregas de dinero o bienes dentro de la empresa.
• Recibos de pago: Sirven como constancia de pagos realizados a proveedores o empleados.

Estos documentos son de suma importancia, ya que sirven como base para la elaboración de informes financieros y para mantener un control interno efectivo.

Documentos contables externos

Por otro lado, los documentos contables externos son aquellos que no se generan dentro de la empresa, sino que son emitidos por terceros con los que la empresa interactúa. Estos documentos también son vitales en la contabilidad, ya que representan transacciones realizadas con otras empresas, proveedores o clientes externos. Entre los documentos externos más comunes están:

• Recibo de caja: Acredita la recepción de dinero por parte de la empresa proveniente de un tercero.
• Comprobante de pago: Documento que confirma la realización de un pago.
• Comprobante de devolución: Registro de la devolución de bienes o dinero a un proveedor o cliente.
• Consignaciones: Transacciones bancarias donde se deposita dinero en una cuenta a nombre de la empresa.
• Letras de cambio: Documentos utilizados como instrumentos de pago en operaciones comerciales.
• Factura de compra: Detalla la adquisición de bienes o servicios por parte de la empresa.

Documentos no contables

Existen también documentos que, aunque forman parte de la actividad empresarial, no tienen un impacto directo en la contabilidad. A menudo se les denomina documentos informativos, ya que, aunque pueden respaldar decisiones o servir como referencia, no se utilizan para registrar transacciones financieras de forma activa. Algunos ejemplos son los contratos, informes de auditoría, órdenes de compra, entre otros.

Estos documentos son relevantes en las operaciones diarias, pero su función es más de soporte que de registro contable y proporcionan detalles importantes para el manejo y la organización de la empresa, pero no afectan directamente los registros contables.

Importancia de diferenciar los tipos de documentos

Comprender la diferencia entre los distintos tipos de documentos contables es esencial para llevar una buena gestión empresarial. Mientras que los documentos internos y externos impactan directamente en los informes financieros, los documentos informativos permiten tener un respaldo adicional en caso de auditorías o revisiones.

Así, los documentos contables no solo facilitan el manejo financiero de la empresa, sino que también garantizan una base sólida y transparente para la toma de decisiones.